1. OBJETIVO
El Centro de Conciliación, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el fin de garantizar la protección, confidencialidad, integridad y adecuado tratamiento de la información personal suministrada por usuarios, conciliadores, empleados, contratistas, proveedores y demás titulares de datos.
2. ALCANCE
La presente política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan información personal recolectada, almacenada, utilizada, actualizada, transmitida o eliminada por el Centro de Conciliación en desarrollo de sus funciones legales, administrativas y operativas.
3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
El Centro de Conciliación es responsable del tratamiento de los datos personales obtenidos en el desarrollo de sus actividades.
Para efectos de consultas, solicitudes, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse a través de los canales institucionales oficialmente establecidos.
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de los datos personales se realizará con observancia de los siguientes principios:
- Legalidad.
- Finalidad.
- Libertad.
- Veracidad o calidad.
- Transparencia.
- Acceso y circulación restringida.
- Seguridad.
- Confidencialidad.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El Centro de Conciliación podrá recolectar y tratar información personal con las siguientes finalidades:
- Gestionar las solicitudes de conciliación y demás trámites propios del Centro.
- Identificar a las partes, apoderados, conciliadores y demás intervinientes.
- Conformar y administrar expedientes físicos y electrónicos.
- Realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con los procedimientos conciliatorios.
- Cumplir las obligaciones legales y reglamentarias aplicables.
- Administrar la información de empleados, contratistas y proveedores.
- Gestionar procesos contables, financieros y administrativos.
- Elaborar estadísticas e informes institucionales.
- Atender requerimientos de autoridades judiciales y administrativas competentes.
- Garantizar la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por el Centro de Conciliación.
6. INFORMACIÓN SUJETA A RESERVA
La información obtenida durante los procedimientos de conciliación será tratada bajo estrictos criterios de confidencialidad y reserva, conforme a las disposiciones legales aplicables y a los principios que rigen los mecanismos alternativos de solución de conflictos.
El acceso a dicha información estará limitado únicamente a las personas autorizadas y a las autoridades competentes en los casos previstos por la ley.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de la información.
c) Ser informados respecto del uso dado a sus datos personales.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
e) Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
f) Acceder gratuitamente a la información objeto de tratamiento.
8. DATOS SENSIBLES
El Centro de Conciliación tratará datos sensibles únicamente cuando ello sea necesario para el cumplimiento de sus funciones o cuando exista autorización expresa del titular o una obligación legal que lo permita.
El titular no estará obligado a suministrar información sensible, salvo en aquellos casos expresamente autorizados por la ley.
9. DEBERES DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN
El Centro de Conciliación se compromete a:
- Garantizar al titular el pleno ejercicio de sus derechos.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
- Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario.
- Tramitar oportunamente las consultas y reclamos.
- Adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la pérdida, adulteración o acceso no autorizado a los datos personales.
- Mantener la confidencialidad respecto de la información tratada.
10. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Consultas
Las consultas formuladas por los titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción.
Reclamos
Los reclamos relacionados con actualización, rectificación, supresión o incumplimiento de la normativa serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.
11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
El Centro de Conciliación implementará medidas administrativas, técnicas y organizacionales orientadas a proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o destrucción.
Igualmente, se promoverán prácticas de respaldo, control de acceso, actualización de sistemas y gestión segura de los archivos físicos y electrónicos.
12. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La información personal será conservada durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección y mientras exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.
13. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir de su aprobación y podrá ser modificada cuando las disposiciones legales o las necesidades institucionales así lo requieran.
Las modificaciones serán divulgadas a través de los medios oficiales del Centro de Conciliación.
Versión: 1.0
Aprobada por: Dirección del Centro de Conciliación
Revisada por: Área Administrativa y de Gestión de la Información
